Les principes qui s'appliquent même sous les seuils
Un marché dont le montant est inférieur aux seuils de publicité européenne ou nationale n'est pas pour autant libre de toute règle. Les principes généraux de la commande publique s'appliquent presque partout : égalité de traitement des candidats, transparence, concurrence loyale, proportionnalité des exigences et bon usage des deniers publics.
- Publicité adaptée : plus le montant et l'enjeu sont élevés, plus il faut élargir le cercle des fournisseurs informés.
- Mise en concurrence adaptée : en pratique, demander plusieurs offres comparables plutôt que traiter systématiquement avec le même fournisseur.
- Proportionnalité : des exigences en rapport avec la taille et l'objet du marché (inutile de demander des références de métropole pour une commune rurale, et inversement).
- Traçabilité : pouvoir expliquer, après coup, pourquoi ce fournisseur et ce prix.
- Compétence de décision : vérifiez quel organe (conseil, collège, directeur général ou secrétaire communal selon délégations) choisit le mode de passation et attribue le marché.
Estimer correctement la valeur du marché
C'est l'étape la plus souvent mal faite, et c'est celle qui détermine la procédure. La valeur à comparer aux seuils n'est pas le tarif de la première année : c'est en général la valeur totale estimée du marché sur toute sa durée, options et reconductions comprises. À confirmer avec votre service marchés publics selon le régime national applicable.
- Additionnez : abonnement annuel × nombre d'années, frais d'installation ou de mise en service, formation, migration de données, modules optionnels, options de réversibilité.
- Incluez les consommations : envois de SMS facturés à l'usage, publication éventuelle sur les magasins d'applications (comptes développeur de la commune), services d'IA, hébergement supplémentaire. Estimez-les sur des hypothèses explicites.
- Comptez les reconductions : un contrat d'un an renouvelable trois fois se compte sur quatre ans.
- N'artificialisez pas : fractionner un achat en plusieurs petits contrats pour rester sous un seuil est interdit ou à haut risque. Regroupez ce qui forme un ensemble cohérent.
- Documentez : une note datée avec les hypothèses et le résultat, jointe au dossier.
- Pensez au regroupement : plusieurs communes, un CPAS, une intercommunale ou une centrale d'achat peuvent mutualiser un achat (à vérifier selon le régime).
Quelles procédures sous les seuils ?
Les régimes nationaux prévoient en général des procédures allégées pour les marchés de faible valeur, avec un niveau de formalisme croissant. Les noms et conditions sont propres à chaque pays ; voici des repères à confirmer.
- Belgique : loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics et ses arrêtés d'exécution (à vérifier, ainsi que les textes régionaux et le règlement communal). Sous certains montants, des procédures simplifiées existent, comme la procédure négociée sans publication préalable (consultation de plusieurs opérateurs) ou, pour de très petites dépenses, la facture acceptée. Les conditions et limites sont à vérifier.
- France : code de la commande publique (à vérifier). Les marchés de faible montant peuvent être passés avec des modalités adaptées, parfois sans publicité ni mise en concurrence formalisées sous un seuil, à condition de respecter les principes généraux, de choisir une offre pertinente, de faire une bonne utilisation des deniers publics et de ne pas contracter systématiquement avec le même opérateur (à vérifier). Le recours à une centrale d'achat est une option.
- Luxembourg : loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics (à vérifier). Des procédures simplifiées existent pour les marchés de faible montant ; seuils et conditions à confirmer.
- Suisse : le droit des marchés publics est fédéral, intercantonal et cantonal ; les communes appliquent en général le droit cantonal, avec des procédures par paliers (gré à gré, sur invitation, ouverte). À confirmer auprès du canton.
Une démarche prudente en cinq étapes
- Rédiger un besoin fonctionnel court (voir plus bas).
- Estimer la valeur totale sur la durée et la comparer aux seuils applicables à votre date.
- Choisir la procédure avec le service des marchés publics ; si vous êtes sous le seuil le plus bas, la consultation de plusieurs fournisseurs reste une bonne pratique.
- Consulter au moins plusieurs fournisseurs identifiés selon des critères objectifs (sans se limiter aux fournisseurs habituels), avec le même cahier des charges et le même délai.
- Comparer, décider, motiver par écrit, conserver le dossier, informer les candidats non retenus si la règle s'applique.
Critères et cahier des charges : écrire ce qui compte
Des critères trop vagues ouvrent la porte à la contestation ; des critères trop sur mesure peuvent exclure des fournisseurs et fausser la concurrence. Écrivez des exigences fonctionnelles et vérifiables, pas une marque ou une technologie.
- Fonctionnel : informer les habitants (niveaux, canaux, ciblage), actualités et agenda, signalements, annuaire, éventuel réseau local modéré, assistant. Distinguez « obligatoire » et « souhaité ».
- Positionnement face aux alertes officielles : l'outil ne doit pas se présenter comme un système d'alerte officiel (voir BE-Alert, FR-Alert, Alertswiss et information communale).
- Hébergement et données : région d'hébergement, liste des sous-traitants, accord de sous-traitance, durées de conservation configurables (voir RGPD et application citoyenne).
- Réversibilité : export des données dans un format ouvert, restitution et suppression en fin de contrat, délais, aide à la migration, absence de frais de sortie cachés.
- Accessibilité : déclaration, norme visée, audit (voir Accessibilité numérique des communes).
- Sécurité : authentification forte du back-office, journal d'audit, état des tests d'intrusion, gestion des vulnérabilités.
- Langues : celles de votre population.
- Support et niveau de service : horaires, délai de réponse, engagement de disponibilité, plan en cas d'incident.
- Prix : transparence totale, tarif par palier, coûts variables (SMS), conditions de révision, coûts de sortie.
- Publication sur les magasins : qui ouvre et paie les comptes développeur, qui assure les mises à jour, ce qui se passe à la fin du contrat.
Pondérez avec des règles simples et publiques (par exemple prix, qualité fonctionnelle, hébergement et réversibilité, accessibilité, support) et notez chaque offre avec une grille identique. Voir aussi Choisir une application communale : 15 questions pour les questions à poser.
Pilote ou essai gratuit : les précautions
Beaucoup d'éditeurs, dont Placette qui prévoit un programme pilote en phase bêta, proposent un essai gratuit. C'est utile pour tester, mais cela ne dispense pas la commune de s'interroger sur son statut juridique.
- Un essai gratuit n'est pas un contrat d'achat, mais il peut donner un avantage de fait au fournisseur (données, habitudes, contenus) au moment d'une mise en concurrence ultérieure. Prévoyez une clause qui l'exclut explicitement et ne vous engage ni sur un achat ni sur une exclusivité.
- Limitez la durée et le périmètre : période courte et définie, nombre d'utilisateurs limité, données réelles minimisées. Mentionnez l'accord de sous-traitance même pour l'essai si des données d'habitants sont traitées.
- Ne pas contourner la règle : si l'essai est en réalité le début d'un service durable, l'enchaîner sur un contrat sans mise en concurrence est risqué. Vérifiez la qualification juridique avec le service des marchés publics (à vérifier).
- Documentez les critères d'évaluation de l'essai avant son début, ils serviront pour la consultation.
- Prévoyez la sortie : suppression des données et des comptes à la fin de l'essai, par écrit.
Questions fréquentes
Peut-on acheter une application communale sans appel d'offres ?
Cela dépend de la valeur totale estimée sur la durée, du régime national et des procédures allégées disponibles. Dans tous les cas, des principes de transparence et de concurrence s'appliquent. Vérifiez avec le service des marchés publics de la commune avant de vous engager.
Peut-on découper l'achat en plusieurs contrats pour rester sous un seuil ?
Non, le fractionnement artificiel est interdit ou très risqué. Regroupez les prestations qui forment un ensemble cohérent et estimez la valeur sur toute la durée.
Un essai gratuit permet-il d'éviter la mise en concurrence ?
Pas automatiquement. Un essai peut créer un avantage au fournisseur et son enchaînement sur un contrat durable pose question. Faites qualifier la situation par le service des marchés publics (à vérifier).
Ce guide est informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les règles et les seuils évoluent : vérifiez-les auprès de votre service juridique, de votre délégué à la protection des données ou de l'autorité compétente.
