Mode d'emploi : comment utiliser cette liste
Envoyez les mêmes questions, par écrit, à chaque fournisseur consulté, avec la même échéance. Exigez des réponses écrites et datées : les promesses orales n'engagent personne. Conservez-les dans le dossier d'achat (voir Marchés publics : acheter une application citoyenne).
- Demandez des documents, pas des affirmations : accord de sous-traitance, déclaration d'accessibilité, grille tarifaire, conditions générales, annexes de sécurité.
- Notez chaque réponse (satisfaisante, partielle, absente) avec une grille identique pour tous.
- Valorisez l'honnêteté : un « pas encore » accompagné d'un calendrier réaliste vaut mieux qu'un « oui » sans preuve.
- Impliquez trois personnes : un référent opérationnel, votre DPO ou juriste, et un responsable informatique ou une personne avertie.
- Ne communiquez pas l'offre d'un fournisseur à un autre ; comparez-les sur vos critères.
Données et conformité (questions 1 à 5)
- 1. Où sont hébergées nos données, et par qui ? Attendu : région précise (Union européenne, Suisse pour les communes suisses), nom de l'hébergeur, localisation des sauvegardes, liste des sous-traitants ultérieurs et de leur pays. Alerte : « quelque part en Europe », pas de liste, personnel de support accédant aux données depuis n'importe où sans cadre.
- 2. Pouvons-nous récupérer toutes nos données, dans quel format, à quel coût ? Attendu : export complet dans un format ouvert, documentation, gratuit ou à un tarif écrit. Alerte : export « sur demande » sans format ni délai, frais de sortie non chiffrés.
- 3. Que se passe-t-il à la fin du contrat (offboarding) ? Attendu : restitution des données, puis suppression certifiée dans un délai défini, y compris les sauvegardes et les comptes sur les magasins d'applications. Alerte : silence sur les sauvegardes, conservation « à des fins statistiques ».
- 4. Quel est votre rôle RGPD et pouvez-vous fournir l'accord de sous-traitance ? Attendu : sous-traitant pour les données d'habitants, accord conforme à l'article 28, mesures de sécurité en annexe, procédure en cas de violation, délai de notification, information sur les transferts hors Union (notifications push, IA). Voir RGPD et application citoyenne. Alerte : refus de signer un accord, utilisation des données pour ses propres fins.
- 5. Quel est l'état de vos audits de sécurité et tests d'intrusion ? Attendu : réponse factuelle : date du dernier test, périmètre, prestataire indépendant, suites données, ou aveu qu'aucun n'a encore été fait avec la date prévue. Alerte : logos de certification sans numéro ni périmètre, « sécurité maximale » sans élément vérifiable. Une absence de certification n'est pas rédhibitoire si elle est annoncée honnêtement ; une certification inventée l'est.
Le produit face aux obligations de la commune (questions 6 à 10)
- 6. Pouvez-vous fournir votre déclaration d'accessibilité et le dernier rapport d'audit ? Attendu : norme visée, version, méthode, date, défauts connus et plan de correction (voir Accessibilité numérique des communes). Alerte : « conforme à 100 % » sans méthode, aucun processus de correction.
- 7. Quels outils de modération offrez-vous pour un réseau local ? Attendu : charte modifiable par la commune, signalement rapide, masquage automatique après un seuil configurable, modération avant publication possible, sanctions graduées, motifs normalisés, journal de modération, procédure de recours (voir Modérer un réseau social local). Alerte : « l'IA modère tout », pas de journal, impossibilité de régler les seuils.
- 8. Comment vous positionnez-vous par rapport aux systèmes d'alerte officiels ? Attendu : l'outil complète sans les remplacer ; il distingue clairement information communale et alerte officielle ; relais d'alerte officielle en lecture seule avec source ; pas d'imitation des signaux officiels ; mention « en cas d'urgence, appelez le 112 » (voir BE-Alert, FR-Alert, Alertswiss et information communale). Alerte : « alerte de crise » vendue comme équivalent d'un système public, promesses de joindre 100 % de la population.
- 9. Quelles langues sont réellement prises en charge ? Attendu : interface, contenus, notifications et assistant dans les langues de votre commune, avec le niveau de traduction (humaine, assistée) indiqué. Alerte : traduction automatique non relue pour les messages importants.
- 10. Comment est publiée l'application sur les magasins (App Store, Google Play) ? Attendu : modèle clair : application web installable, application générique du fournisseur, ou application à votre nom publiée avec vos propres comptes développeur ; qui ouvre et paie les comptes, qui assure les mises à jour, délais de validation des magasins non garantis, sort de l'application à la fin du contrat. Alerte : promesse de publication à date fixe, comptes ouverts au nom du fournisseur sans transfert possible.
Si l'application comprend un assistant, ajoutez les questions du guide L'IA au service des habitants : garde-fous : sources citées, refus hors périmètre, journaux, fournisseur du modèle.
La relation commerciale (questions 11 à 15)
- 11. Votre tarification est-elle entièrement transparente ? Attendu : grille publique ou écrite, ce qui est inclus, ce qui est facturé en plus (SMS, comptes développeur, langues, modules), conditions d'indexation et d'engagement, coûts d'installation et de sortie. Alerte : « sur devis » pour tout, tarif différent selon la sensibilité de l'acheteur, frais cachés.
- 12. Quel support offrez-vous, à quelles heures, avec quels délais ? Attendu : canaux, horaires, langue, délai de première réponse, contact nommé, procédure d'escalade, formation initiale incluse ou non. Alerte : support « selon disponibilité », aucun horaire.
- 13. Quel niveau de service garantissez-vous (SLA) ? Attendu : engagement de disponibilité chiffré par le fournisseur lui-même, maintenance annoncée, compensation en cas de manquement, historique des incidents communiqué, plan de continuité. Alerte : engagement sans mesure ni conséquence, aucune information sur les incidents passés. Ne retenez que des chiffres écrits dans le contrat.
- 14. Quelle est votre politique de références ? Attendu : une réponse honnête : références disponibles avec accord écrit des communes, ou, si le produit est jeune, absence de références et pilote proposé. Alerte : noms de communes cités sans accord, témoignages anonymes, chiffres d'usage invérifiables. Vous avez le droit de téléphoner à une commune cliente et de demander ce qui n'a pas marché.
- 15. Que pouvez-vous dire honnêtement de votre feuille de route ? Attendu : distinction nette entre ce qui est disponible, en bêta, en préparation, non prévu, avec des échéances réalistes sans engagement ferme. Alerte : présentation de fonctions qui n'existent pas encore, promesse de « tout » sans calendrier. Un fournisseur honnête dit ce qui est en bêta ; c'est par exemple l'état du produit présenté sur la page des fonctionnalités de Placette, où chaque module indique s'il est disponible ou à venir.
Grille de comparaison et signaux d'alerte
Pour chaque fournisseur, reportez les réponses dans un tableau de 15 lignes, avec trois colonnes : réponse écrite obtenue, preuve jointe, appréciation. Pondérez selon vos priorités : une petite commune accordera peut-être plus de poids à la simplicité et au support, une plus grande à la réversibilité et à la sécurité.
Signaux d'alerte transversaux
- Impossible d'obtenir un document avant la signature.
- Promesses chiffrées d'adoption ou d'économies, sans méthode.
- Vocabulaire qui assimile l'outil à un dispositif officiel.
- Contrat de longue durée sans clause de sortie ni réversibilité.
- Dépendance à un seul interlocuteur, sans suppléant.
- Comparaisons dénigrantes de concurrents plutôt que des réponses sur le produit.
- Absence de réponse sur l'hébergement, les sous-traitants ou les violations de données.
Avant de décider
- Faire un essai ou un pilote limité, avec un cadre écrit (voir le dernier chapitre du guide sur les marchés publics).
- Tester l'inscription et les parcours principaux avec des habitants variés.
- Demander à vos agents de simuler un envoi urgent et un traitement de signalement.
- Faire valider le contrat et l'accord de sous-traitance par vos juristes.
- Préparer le plan de lancement (voir Réussir le lancement en 90 jours).
Questions fréquentes
Peut-on faire confiance à un fournisseur sans références de communes ?
Cela dépend de votre tolérance au risque. Un produit récent peut être bon, mais il faut alors un pilote encadré, des garanties de réversibilité et des engagements écrits. Méfiez-vous des références qui ne peuvent pas être vérifiées.
Une certification de sécurité est-elle indispensable ?
Pas nécessairement. L'important est de savoir ce qui a été vérifié, par qui et quand, et ce qui reste à faire. Une certification annoncée doit être prouvable ; une absence honnête vaut mieux qu'un affichage trompeur.
Quelle est la question la plus importante ?
La réversibilité (questions 2 et 3). Si vous pouvez récupérer vos données et partir sans coût caché, les autres risques deviennent gérables.
Ce guide est informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les règles et les seuils évoluent : vérifiez-les auprès de votre service juridique, de votre délégué à la protection des données ou de l'autorité compétente.
